Закладки в браузерах, создание ненужных папок и рандомных заметок и идей в Notes — это отличный старт для организации базы знаний в любой компании. Однако здесь нужна упорядоченность. Грамотно оформленная база знаний поможет не просто структурировать все знания в компании, а также навести порядок во всех файлах и документах и других записях.
В данной статье мы с вами рассмотрим некоторые не очень популярные, но довольно функциональные программы для организации баз знаний. Они довольно просты и удобны для использования — имеют не только веб-версию, но и приложения, поддерживают совместную работу с различными платформами и импорт различных форматов файлов.
Airtable. Это довольно удобный способ для создания многофункциональных таблиц и баз данных. Однако при этом, наличие большого функционала в отдельных случаях только осложняет процедуру обучения и онбординга в компании. Однако внутри приложения есть подробные инструкции и подсказки для всех функций (кроме навигации). Также есть возможность выбора различных шаблонов, чтобы сделать работу проще и быстрее.
Недостатки сервиса — при первом использовании он может показаться пользователю довольно сложным.
В приложении основной упор сделан на таблицы. Их наполнение может быть не только текстовым: можно добавлять фото, ссылки и многое другое. Документы, загружаемые в Airtable всегда доступны для просмотра. Однако редактировать их внутри системы нельзя. Таблицы также объединяются между собой.
Notion. Это универсальное рабочее пространство. Данное приложение содержит много готовых шаблонов, которые подходят для разных типов документов. Также, есть возможность создания и личных страниц для стандартизации готовых заметок.
Что касается недостатков, то главный из них — то, что приложение на английском языке, что для многих может быть проблемой. Конечно есть возможность самостоятельно изучить все функции. А для того, перейти на более продвинутый уровень, достаточно изучить различные гайды, которых много в интернете.
Чем так полезен сервис? В него можно загружать документы всех форматов: таблицы, ссылки, фото и видео материалы. Что касается таблиц, то они могут составлять целую базу данных.
Мульти-Coda. Это многофункциональный документ, который хочет стать полноценным приложением. Данная система довольно удобна для пользователей — конструктор таблиц и документов всем понятен. А с помощью шаблонов просто легко создать свою базу знаний. Также в галерее документов располагаются файлы других пользователей, и не только одной команды. Таким образом, есть возможность посмотреть, как другие организуют знания и изменить что-то у себя.
Как устроен функционал приложения? Любые документы можно импортировать из из Google Drive. Они будут отображаться ровно также, форматирование не изменится. Также в документ можно вставить диаграммы, фото, видео и кнопки с разными действиями. Благодаря шаблонам таблиц можно быстро составить различные списки и создать нужные рабочие задачи.
Поговорим о плюсах этого приложения. С помощью Coda можно взаимодействовать с социальными сетями и другими сервисами и даже Википедией. Кроме того, все созданные в нем документы могут не только быть обычной базой знаний, но и связующим звеном нескольких приложений. Таблицы — это главный инструмент в Coda.