Электронный документооборот (ЭДО) — это комплекс программно-технических средств, обеспечивающих процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях на всех этапах жизненного цикла документа. Узнать подробнее можно по ссылке https://endocs.ru/.
Преимущества
Использование ЭДО позволяет оптимизировать работу с документами. По статистике внедрение ЭДО обеспечивает:
- Сокращение затрат на хранение и обработку документов на 80% по сравнению с традиционным бумажным документооборотом
- Повышение скорости обработки кадровых документов на 72%
- Снижение времени поиска необходимой информации о сотрудниках с 23 до 3 минут
- Создание единой базы данных сотрудников, доступной уполномоченным пользователям в любой момент времени
Основные этапы внедрения
Процесс типового проекта по внедрению ЭДО включает следующие этапы:
- Выбор и тестирование не менее 5-7 программных решений для электронного документооборота, анализ функционала и тарифных планов
- Определение унифицированной структуры хранения электронных кадровых документов и методологии наполнения базы данных
- Оцифровка действующих бумажных кадровых документов методом сканирования в соответствии с Системой электронного документооборота (СЭД)
- Интегрирование выбранной СЭД с действующими корпоративными информационными системами (1С, SAP и др.)
- Проведение обучения конечных пользователей и администраторов системы
- Запуск системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию
Внедрение ЭДО в среднем занимает от 2 до 6 месяцев в зависимости от масштабов компании.
Выбор ПО для электронного документооборота
Существует 2 основных класса систем электронного документооборота:
- Облачные сервисы: Битрикс24, Directum, Мотив и др. Не требуют установки ПО, ежемесячная оплата по подписке
- Локальные системы: LanDocs, Кодекс и др. Устанавливаются на сервера компании, приобретаются по лицензии
При выборе конкретного решения стоит учитывать стоимость внедрения, количество необходимых модулей и функций, отзывы текущих клиентов разработчика, наличие технической поддержки.